Chi tiết

Công văn số 3668/CT-TTHT ngày 22/4/2016 của Cục Thuế TP. HCM về việc hủy hồ sơ, chứng từ kế toán

- Theo quy định tại Điều 35 Nghị định 129/2004/NĐ-CP, tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo luật định thì được phép tiêu hủy.

- Doanh nghiệp phải trực tiếp tiêu hủy tài liệu kế toán của mình, hình thức tiêu hủy do doanh nghiệp tự lựa chọn. Đối với tài liệu kế toán mật thì có thể tiêu hủy bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc thủ công, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

- Thủ tục tiêu hủy thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 36 Nghị định 129/2004/NĐ-CP, theo đó, người đại diện pháp luật của doanh nghiệp phải ra quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy, thành phần gồm: lãnh đạo doanh nghiệp, kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ

- Hội đồng tiêu hủy phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, sau đó lập Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy. Khi tiêu hủy xong phải lập Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ, ghi rõ: loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

- Theo quy định tại Điều 30, Điều 31 Nghị định 129/2004/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu như sau:
+ 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của doanh nghiệp, không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
+ 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trong đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán.